Gestion de la conformité des licences

Qu'est-ce que la conformité des licences?

La conformité des licences consiste à s'assurer que les programmes installés sur les ordinateurs et dispositifs d'une organisation respectent les termes des licences achetées auprès des fournisseurs. Cela inclut ne pas installer plus de copies d'un système que les licences possédées ou utiliser des logiciels au-delà de la durée convenue.

Par exemple, si une entreprise achète 100 licences pour Microsoft Office, elle doit s'assurer qu'Office est installé sur au maximum 100 machines. L'utiliser sur 101 machines les mettrait hors conformité. Ou si une licence de 50 utilisateurs pour Adobe Creative Cloud est achetée pour une durée d'un an, l'entreprise ne peut pas utiliser l'outil pendant 13 mois sans acheter un renouvellement.

Les risques de non-conformité

Les risques de non-conformité des licences sont substantiels, incluant :

Sanctions juridiques et financières

• Les fournisseurs de logiciels peuvent poursuivre les entreprises non conformes pour rupture de contrat, entraînant des frais juridiques souvent atteignant six ou sept chiffres
• Les audits peuvent révéler des problèmes de sous-licence entraînant de gros coûts de régularisation parfois s'élevant à des millions en achats de licences
• Les amendes imposées peuvent dépasser €150 000 par instance de titre de logiciel trouvé non conforme

Dommages réputationnels

• La couverture médiatique détaillant les poursuites et amendes liées aux logiciels peut causer des dommages majeurs à la réputation de l'organisation
• Les actionnaires, membres du conseil d'administration et analystes du secteur peuvent perdre confiance dans les contrôles de gouvernance de l'entreprise

Utilisation de logiciels désactivés

• Les fournisseurs de programmes peuvent techniquement mettre sur liste noire et désactiver les produits confirmés non conformes
• La perte d'accès aux applications logicielles critiques peut paralyser la productivité et les opérations
• Les solutions de contournement comme la réinstallation des systèmes d'exploitation peuvent être extrêmement coûteuses et chronophages

Étant donné les responsabilités financières, juridiques et réputationnelles en jeu, la conformité des licences devrait être une priorité absolue pour les gestionnaires d'actifs logiciels et les conseillers juridiques généraux. Les auto-audits trimestriels, l'amélioration des processus de suivi et les solutions automatisées peuvent aider à réduire les risques.

L'ampleur des dommages potentiels rend l'investissement dans des logiciels comme Total Network Inventory rentable pour protéger la conformité. Planifiez une démo personnalisée aujourd'hui pour en savoir plus !

L'Importance des logiciels de suivi des licences

Suivre manuellement les licences logicielles à travers une entreprise entière avec des centaines d'applications et des milliers de dispositifs est extrêmement difficile et sujet à l'échec. Les feuilles de calcul erronées et la mémoire humaine peu fiable entraînent inévitablement des installations non conformes ou des achats de licences inutiles.

C'est pourquoi les outils automatisés de suivi des licences logicielles sont essentiels pour gérer la conformité continue. Des solutions comme Total Network Inventory (suivi des licences logicielles) offrent des capacités sophistiquées impossibles par des approches manuelles :

• Découvrir tous les systèmes installés sur chaque dispositif.

Scanne tout le réseau pour établir une liste définitive de tous les logiciels installés sur les serveurs, les ordinateurs de bureau et les portables - assurant une visibilité complète.

• Maintenir une base de données centrale avec les licences et installations.

Stocke les licences possédées, les emplacements d'installation, les approbations et refus dans une base de données SQL - fournissant un système d'enregistrement pour la réconciliation.

• Comparer les installations aux licences achetées.

Compare les installations réelles sur les ordinateurs aux licences achetées pour identifier les écarts de conformité - permettant des décisions précises de régularisation.

• Notifier sur les ordinateurs dépassant les limites.

Alerte immédiatement lorsque des dispositifs dépassent les seuils de licences achetées - automatisant la surveillance de milliers de points de terminaison.

• Fournir des rapports prêts pour l'audit.

Produit des rapports complets détaillant les installations par rapport aux licences possédées pour les audits internes et externes - réduisant l'effort manuel pour passer les audits instantanément.

En éliminant les approches manuelles risquées et inefficaces, les outils automatisés de gestion des licences logicielles comme Total Network Inventory offrent une visibilité et un contrôle inégalés - rendant la conformité continue enfin réalisable.

Exécutez des audits selon un calendrier ! La gestion des licences logicielles dans Total Network Inventory inclut la possibilité de programmer des tâches de scan. Créez votre propre calendrier personnalisé et effectuez des audits de licences quotidiens, hebdomadaires ou mensuels en mode totalement automatique. En programmant les audits en dehors des heures de travail régulières, vous pouvez garantir des performances fluides sans ralentissement réseau ni interruption des flux de travail.

Comment atteindre la conformité des licences logicielles

Voici les meilleures pratiques pour atteindre une conformité continue des licences de programmes :

• Assigner une responsabilité centrale : Désigner un gestionnaire de logiciels/licences dédié responsable du suivi de la conformité. Faites-leur mener des audits trimestriels, des achats de licences, des efforts d'optimisation, etc.
• Suivre toutes les demandes de logiciels : Enregistrer chaque demande de système, achat et accord de licence avec des enregistrements détaillés sur les approbations, le nombre de licences, les termes, etc.
• Automatiser avec des logiciels : Utilisez des outils comme Total Network Inventory (suivi des licences logicielles) pour automatiser la découverte des installations sur le réseau pour simplifier les réconciliations d'audit.
• Effectuer des auto-audits réguliers : Effectuer des réconciliations trimestrielles de toutes les installations logicielles par rapport aux licences possédées. Enquêter sur les écarts, désinstaller les outils inutilisés et acheter des licences de régularisation si nécessaire.
• Garder des enregistrements complets : Documenter toutes les clés de licence, factures, accords, coûts, etc. dans un système central, en tenant les enregistrements à jour après de nouveaux achats ou la mise hors service de logiciels.
• Supprimer les programmes inutilisés : Désinstaller les applications montrant peu d'utilisation par les employés pour optimiser les dépenses de licence. Réattribuer les licences libérées aux logiciels nécessaires.
• Acheter suffisamment de licences : Régulariser les licences lors des renouvellements ou des nouveaux déploiements en fonction des exigences historiques maximales d'installation. Prévoir une capacité de croissance.
• Notifier le personnel des changements : Informer les utilisateurs, les services d'assistance et les équipes IT des nouvelles allocations de licences disponibles lors des renouvellements afin qu'ils approuvent correctement les nouvelles installations.
• Former le personnel aux processus : Éduquer la direction, le personnel et les services d'achat sur les pratiques de conformité des licences par le biais de séminaires et de guides de formation.

Suivre ces meilleures pratiques de gestion des licences logicielles réduit les risques de non-conformité et aide à maintenir une adhésion continue aux accords de système à travers l'entreprise. L'incorporation des outils de gestion des licences logicielles dans l'infrastructure IT est une décision stratégique qui améliore l'efficacité opérationnelle et atténue les risques associés à la non-conformité.

Total Network Inventory pour la gestion de la conformité des licences

TNI est un logiciel de gestion des licences logicielles complet conçu pour relever les défis de la conformité des licences. Cet outil de gestion des licences logicielles complet est conçu pour automatiser et simplifier le processus complexe de suivi et de gestion des licences à travers une organisation.

Regarder la démo