La documentation relative à l’infrastructure informatique est une ressource précieuse pour n’importe quelle organisation. Toutefois, elle peut devenir une faiblesse en cas de contrôle insuffisant et d’absence de systématisation. Il faut beaucoup d’efforts et de temps pour élaborer un rapport documentaire ordonné. Si le personnel chargé de la gestion des documents est insuffisant, ce n’est qu’une question de temps pour que de nombreux problèmes déplaisants pour l’entreprise apparaissent.

Lorsqu’il est nécessaire d’auditer l’infrastructure informatique, il est recommandé d’utiliser un logiciel spécial, tel que Total Network Inventory (TNI) – un outil logiciel efficace pour une comptabilisation de haute qualité des logiciels et des licences dans le réseau.

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Comment organiser la documentation de l’entreprise

On peut diviser la documentation informatique en plusieurs catégories :

• Documents du produit logiciel
• Documents du système automatisé
• Documents au service des solutions
• Documents du matériel
• Autre documentation de maintenance

Peu importe que vous soyez développeur de logiciels, que vous ayez acheté une licence logicielle ou que vous ayez mis à jour votre équipement informatique ; vous devez faire en sorte que toutes les informations importantes soient stockées en un même emplacement. Certains documents techniques (licences, accords, contrats, fiches techniques, manuels, instructions, etc.) seront essentiels lors du renouvellement des contrats et des licences, ainsi que pour la formation des nouveaux employés qui fournissent une assistance à l’infrastructure informatique de l’entreprise.

Le stockage numérique des informations est la première étape pour mettre de l’ordre dans les dossiers de l’entreprise. Outre la commodité et la possibilité de retrouver rapidement ce dont vous avez besoin que les données numériques assurent, elles sont également faciles à contrôler et présentent un degré élevé de sécurité. Pour la plupart des gens, imprimer un document et le ranger dans un classeur est devenu une action routinière, une sorte de preuve qui confirme le travail effectué. Le problème est que dans ce cas, lorsque l’entreprise doit effectuer un inventaire, les documents nécessaires se perdent.

La seconde et dernière étape est l’indexation du contenu et la standardisation du stockage des documents. Pour cette étape, il est possible d’utiliser un logiciel spécialisé, dont le rôle est d’enregistrer de manière appropriée les données reçues.

Avantages de la documentation des ressources informatiques

La mise en place de la documentation informatique s’applique à n’importe quel propriétaire d’entreprise, ainsi qu’à toutes les organisations qui disposent d’un vaste parc technique et qui utilisent différents logiciels et des canaux de communication modernes. Un audit à fins multiples doit être réalisé dans les cas suivants :

• L’acquisition d’une entreprise ou la fusion de plusieurs organisations en une seule holding ou société, ainsi que l’examen de la situation en cours de l’entreprise et l’évaluation de l’état des systèmes informatiques.
• La mise à niveau de l’infrastructure informatique existante : mise à jour des programmes et des équipements.
• La détection, le contrôle et l’élimination des faiblesses des systèmes. Un inventaire efficace permet de réduire la charge de travail de l’assistance technique, d’économiser des financements pour la formation des employés, d’optimiser considérablement les processus de travail de l’entreprise et de réduire le risque de rencontrer des difficultés liées à l’audit.

Utilisation d’une solution logicielle unique pour la documentation informatique

TNI est un logiciel flexible qui répond aux besoins de n’importe quel utilisateur. C’est un outil parfaitement adapté aux entreprises pour qui le temps est important et qui savent que l’inventaire de l’infrastructure informatique n’est pas seulement une formalité, mais aussi une étape cruciale pour améliorer le contrôle et générer des rapports précis. Les principaux avantages du logiciel sont :

• Acquisition d’une entreprise ou fusion de plusieurs organisations en une seule holding ou société : passer en revue la situation actuelle de l’entreprise, évaluer l’état des systèmes informatiques.
• Base de données intégrée des programmes : stocker les données relatives à chaque licence que possède une organisation, avec le cadre, les clés, la date d’expiration et les documents d’accompagnement.
• État des licences : les clés des logiciels installés sont automatiquement détectées sur tous les appareils, permettant ainsi d’obtenir des informations à jour sur les licences.
• Automatisation de la documentation du matériel informatique (bureautique): créez un rapport détaillé sur chaque équipement en quelques simples clics. Vous pouvez regrouper des appareils, ajouter des commentaires, obtenir des informations sur le système d’exploitation, les logiciels installés et bien d’autres choses encore.
• La possibilité de créer différents codes-barres est disponible pour l’audit ainsi que le marquage des équipements.
• Il est possible de générer des rapports flexibles pour différentes catégories de données et bien plus encore.

Conjointement à TNI, la documentation du réseau devient une expérience agréable et non une routine monotone et fatigante.